Offre d'emploi à GRENOBLE (38) : Secrétaire administrative service restauration à domicile (H/F)

Expérience requise

6 Mois

Compétences sur le poste

Compétences appréciées

Gestion administrative du courrier
Classer des documents
Accueillir, orienter, informer une personne
Assurer la gestion administrative d'une activité
Utiliser les outils numériques

Mission du poste

Contexte Au sein de la Direction d'Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Autonomie et veille sociale de l'action sociale « Personnes âgées ». Celui-ci se compose d'un Centre de jour Les Alpins et de la Maison des Aidants Denise Belot, d'un service de Restauration à Domicile et du service Résidences Autonomies avec 4 Résidences Autonomies : les Alpins, St Laurent, le Lac et Montesquieu. Notre poste Sous l'autorité du Responsable de service, le-la secrétaire assure un accueil téléphonique et physique des usager-ères. : Il-elle est à l'écoute des agents-es sociaux de restauration (ASR), fait le lien entre les différents-es acteurs-trices, effectue différentes tâches administratives afin d'assurer le bon fonctionnement du service Les missions : - Diverses tâches administratives : - Accueil physique et téléphonique auprès du public, des familles et /ou partenaires avec présence impérative parfois dès 6h30 - Traitement des dossiers des usagers : saisie sur le logiciel Millesime, rappel si dossiers incomplets, mise à jour, suivi des hospitalisations. - Suivi de la veille sociale : remplissage du cahier de vie des usager-ères (Millesime), lien avec les partenaires sociaux et familles, signalement, visites à domicile - Participation à la mise à jour du cahier de transmission - Réalisation de la facturation et vérification de celle-ci avec la responsable - Saisie des heures des remplaçants - Suivi de la qualité des prestations ( questionnaire de satisfaction , appel des usager-ères etc.), - Suivi et mise à jour des statistiques relatifs à l'activité - Réalisation et édition de la fiche menu hebdomadaire, - Relais d'information des programmes d'animations des résidences autonomie, des PAGI, et autres informations diverses (canicule, semaine bleue, Noêl à domicile) auprès des usagers-ères via les agent-es sociaux de restauration - Réalisation de photocopie de documents nécessaires à l'activité du service, - Réalisation de bon de commande, validation de factures supervisées par le responsable de service, - Tri, classement et archivage - Assister la cheffe de service dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale). - Rédaction des comptes -rendus de réunions - Mise à jour du cahier de transmission pour le débriefing du midi et celui du lendemain matin avant le départ en tournées - Gestion de la mise à jour des téléphones avec les agent-es en lien avec le logiciel Millésime - Suivi de la gestion des clés en lien avec les agent-es sociaux de restauration - Identification du nouvel usager : - Créer et remplir le dossier administratif papier - Créer le dossier et scanner les documents administratif s sur Millesime - Contrôle des pièces administratives fournies (avis d'imposition, assurance, mutuelle, attestation vitale). - Transmission des contrats des usager-ères au siège pour signature - Tenir à jour les dossiers administratifs des usager-ères (aide sociale, avis d'imposition, fiche usager) - Suivi des impayés en lien avec la responsable du service et le Service de Gestion Comptable Suivi des absences : Suivi des départs définitifs (retour à domicile, départ vers une autre structure, décès) Suivi des contenants réutilisables : Autres : - Participation aux réunions de service ...

Employeur

CCAS
Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques. Le CCAS, c'est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d'Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.

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