Offre d'emploi à MILLAU (12) : Secrétaire administratif / administrative (H/F)

Mission du poste

Suite à un congé parental, le CCAS recherche 1 agent d'accueil polyvalent à 28 heures par semaine du 2 janvier au 31 juillet 2025. Sous la responsabilité de la Coordinatrice Petite Enfance, vous exercerez les missions suivantes : - Assurer l'accueil physique et téléphonique, - Garantir un accueil de qualité à toute personne s'adressant au Pôle Petite Enfance, - Garantir la circulation et la transmission de l'information au public et aux professionnels de la Petite Enfance, - Contribuer à l'élaboration des données d'inscription pour l'enregistrement des demandes dans le cadre des préparations des tableaux des commissions d'attribution des places en crèches ( 4 structures ) - Favoriser la création, l'optimisation et l'anticipation des outils de statistiques sur les offres et les demandes, Missions détaillées : 1) Accueil physique et téléphonique - Identifier les besoins pour adapter la demande à l'offre d'accueil - Renseigner/informer/orienter à partir de l'information disponible - Donner le premier niveau de réponse chaque fois que cela est possible - Orienter vers les professionnels concernés 2) Traitement de l'information Traitement du courrier selon procédures Envoyer le courrier externe/interne 3) Saisie - Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, Power Point,) en veillant au respect de la charte courrier et de la charte graphique 4) Messages téléphoniques - Hiérarchiser les messages téléphoniques et adapter les réponses en fonction - Transcrire en direct sur les dossiers informatiques des familles le contenu de l'appel téléphonique 5) Rédaction - Rédiger des comptes rendus de réunions - Concevoir et exploiter des tableaux et des supports d'information - Rédiger des courriers à partir d'éléments fournis - Rédiger les éléments d'informations nécessaires à la réponse des élus avec réclamations des parents 6) Classement (être force de proposition quant à l'organisation de ce classement) - Organiser et assurer le classement papier et informatique des dossiers d'inscription - Classer les notes de service - Classer la documentation mise à disposition des professionnels et/ou du public - Archiver les documents selon les procédures définies - Mettre à jour les tableaux d'affichage du service 7) Participer à l'élaboration et au suivi des statistiques relatives à l'activité du service en vue de la réalisation du bilan annuel - Participer à la conception des tableaux de bord nécessaires au suivi et à l'analyse de l'activité - Renseigner les tableaux de suivi - Produire les statistiques nécessaires à la réalisation du bilan d'activité - Suivre les indicateurs tout au long de l'année et fournir les éléments nécessaires à la responsable de Service dans son objectif de suivi des évolutions ( CTG et QPV) . Profil recherché : - Secrétaire, assistante administrative - Connaissances actualisées dans le secrétariat et la petite enfance - Confidentialité - Maitrise de l'outil bureautique, aptitude à l'utilisation d'outils informatiques - Rigueur et sens de l'organisation - Disponibilité et adaptabilité - Sens du relationnel et du travail en équipe - Aisance relationnelle, diplomatie, discrétion Conditions de recrutement : - Poste de catégorie C à temps non complet (28h hebdomadaires) : CDD du 2/01 au 31/07/2025. - Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP) associé à la fonction

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Secrétaire administratif / administrative (H/F)

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