Offre d'emploi à PONTOISE (95) : SECRETAIRE DE POLE (H/F)

Mission du poste

Le cadre de la réalisation des missions est celui du pôle socio-judiciaire/insertion formation qui a vocation à accompagner des personnes placées sous-main de justice au sein du service socio-judiciaire (SSJ) et des personnes éloignées de l'emploi au sein du service formation-insertion (SFI). Plus particulièrement, la création de ce poste intervient dans le cadre de la loi pour le plein emploi visant des actions de repérage de remobilisation et d'accompagnement (O2R), sur le département du Val d'Oise, des publics particulièrement éloignés de l'emploi afin de faciliter leur réinscription à France travail et leur réintégration progressive sur le marché du travail. Ces missions s'exercent au sein d'une équipe pluridisciplinaire en lien avec les chef-fes de service, la coordinatrice et les autres pôles et services de l'association et partenaires du territoire. Ces missions s'exercent en lien avec les chef-fes de service et coordinatrices et au sein d'une équipe pluridisciplinaire. PRINCIPALES MISSIONS √ Réception des appels téléphoniques, traitement et exploitation des informations reçues √ Accueil du public se présentant au service √ Tri, distribution, affranchissement et enregistrement des courriers entrants et sortants √ Constitution de dossiers administratifs des personnes accompagnées √ Classement, archivage, numérisation et mise à jour des dossiers dématérialisés en lien avec le RGPD, vigilance générale en lien avec le délégué à la protection des données √ Gestion de fonctionnement (plannings, fiches de procédure, protocoles, répertoires, listings, préparation et envois de convocations diverses .) √ Gestion de la facturation en lien avec le chef de service et la Direction √ Conception et réalisation de supports de communication internes, mise à jour de ces supports en lien avec le chef de service, la Direction et le service communication du siège √ Recensement et traitement des informations relatives au personnel et aux salariés en insertion (certificats de compétence, attestations de formation SST, PSC1, HACCP, .) √ Suivi du recrutement et des dossiers stagiaires √ Plateforme ASP-Agence de Services et de Paiement : enregistrement et mise des informations nécessaires au paiement de l'activité en lien avec la coordinatrice √ Plateforme de l'Inclusion ITOU : validation des candidatures et réalisation de la fiche salariée √ Plateforme FSE + : saisie des participants et dépôt des justificatifs pour les actions financées (émargements, fiches de liaison, attestations, décisions d'agrément Pôle Emploi.) √ Vérification et numérisation des feuilles d'émargement des salariés en insertion √ Gestion des bilans des actions financées (tableaux de suivi, rapports d'activité.) √ Gestion et suivi de l'affichage obligatoire √ Certification QUALIOPI : collecte des données auprès des professionnels du pôle, numérisation des documents et actualisation dans le respect des procédures et de la démarche qualité, en lien avec le Chef de Service √ Centralisation des feuilles de congé, de frais, et autres documents validés par la Direction pour transmission au service RH du siège √ Suivi de la maintenance du Pôle en lien avec les services généraux / Informatique √ Préparation des commandes de fournitures et gestion des stocks √ Gestion en lien avec les services généraux de la flotte automobile √ Participation aux différentes réunions du pôle / institutionnelles, transmission des ordres du jour en amont et rédaction de compte - rendus √ Participation à la réalisation d'événements en lien avec les chef/fes de service, la Direction et le service communication du siège COMPETENCES ATTENDUES : √ Maitrise des logiciels informatiques (Pack Office) √ Polyvalence, sens des priorités et autonomie √ Sens de la communication et qualités relationnelles √ Organisation, disponibilité, rigueur, loyauté, capacité d'adaptation

54568 offres d'emploi disponibles aujourd'hui

SECRETAIRE DE POLE (H/F)

Expérience requise

Compétences sur le poste

Mission du poste