Assistant(e) Administratif.ve☆

Publiée il y a 458 jours

Employeur

Association EMISEM - 56400 BRECH

Intitulé du poste

Assistant(e) Administratif.ve

Nombre de postes

Contrat

CDI

Durée hebdomadaire

Mi-temps

Salaire brut annuel

Selon C.C 66 classement indiciel initial 411

Niveau d'études

- Diplôme ou formation qualifiante en secrétariat ou/et en comptabilité (BAC minimum + BTS de préférence)

À pourvoir

À partir d'aujourd'hui

Expérience requise

- Normes rédactionnelles - Méthode de classement et d’archivage - Technique de prise de note - Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, visioconférence, réseau social interne, logiciel RH, facturation interne) - Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil - Nécessaire connaissance des Etablissements sociaux et médico-sociaux

Profil du poste

o Savoir adapter son savoir et ses compétences au fonctionnement complexe du secteur médico-social o Participer à la mise en place des procédures et des protocoles qui relèvent du périmètre de son action o Participer au suivi d'activité o Apporter des appuis techniques aux professionnels de l’association o Disposer d’une éthique compatible avec la dimension associative et être attaché.e à la promotion de la personne humaine o Avoir le sens de la communication o Être rigoureux.se et pragmatique o Savoir exposer une difficulté et proposer des axes d’amélioration o Capacité à travailler en équipe o Sens de la confidentialité dans le partage d'informations

Mission du poste

Affecté au secrétariat de l’Association EMISEM, Ambassadeur.drice de l’image associative, sur sa fonction de secrétaire/ chargé(e) de l’accueil, il, elle : • est responsable de l’accueil physique et téléphonique dans la structure. En outre, il, elle seconde le, la responsable, les coordinateurs d’action dans leurs missions administratives. À ce titre et par délégation ponctuelle ou permanente, il, elle est responsable de la rédaction, de la mise en forme et du classement de tous les documents nécessaires au fonctionnement de l’association Il, elle veille également à la transmission, par tout moyen à sa disposition, des informations relatives au fonctionnement des services. Il, elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement des services et plus largement de l’association. Il, elle peut prendre en charge le suivi complet de dossier, (suivi des contrats avec des fournisseurs ou des partenaires, gestion administrative du personnel) ou d’évènement spécifiques. TÂCHES PRINCIPALES Il, elle est : Responsable l’accueil physique et téléphonique Il elle est chargé.e d’assurer et d’organiser la réponse téléphonique, l’orientation des appels reçus et des visiteurs. Assiste les responsables • Organise le planning des coordinateurs d’action et des cadres de l’Association • Traite l’information (collecte, classe et met à jour) • Assure la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) • Réalise la gestion administrative de contrat éventuels • Prépare et organise des réunions Responsable de la gestion du courrier Il elle assurera la gestion du courrier avec registre des courriers reçus et expédiés puis orientation des plis vers l’interlocuteur le plus adapté. Il, elle assurera le référencement de l’ensemble des courriers émanant de l’établissement et classera et archivera les courriers sortants. Responsable de Gestion du classement de l’ensemble des dossiers administratifs

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