Secrétaire administratif / administrative (H/F)

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Employeur

MAISON DE L'APPRENTI - 13 - MARSEILLE 15

Intitulé du poste

Nombre de postes

Contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée hebdomadaire

35H Horaires normaux

Salaire brut annuel

Horaire de 11,27 Euros

Niveau d'études

Bac ou équivalent, secrétariat assistanat direction

Expérience requise

1 an

Compétences sur le poste

Compétences demandées

Maitise du pack office
Maitrise du français à l'écrit et à l'oral

Compétences appréciées

Gestion administrative du courrier
Contrôler l'état des stocks
Accueillir une clientèle
Planifier des rendez-vous
Classer des documents
Accueillir, orienter des personnes
Utiliser les outils bureautiques
Saisir, mettre à jour un registre, un répertoire ou une base de données
Établir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs

Mission du poste

En collaboration avec le directeur, le coordinateur et l'équipe éducative, vous aurez les missions suivantes : Assurer les tâches courantes de secrétariat : - Assurer l'Accueil Physique et Téléphonique - Enregistrer, Trier et Dispatcher le courrier - Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements Assurer l'interface entre les personnes de son entité et les interlocuteurs extérieurs : - Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités - Adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de l'Association Assurer la transversalité entre les différents membres de l'équipe : - Direction, coordinateur, comptable, équipe éducative, prestataires permanents Communication écrite : - Rédiger et organiser tous types de documents en maîtrisant les règles d'orthographe et de grammaire Gérer simultanément les activités en cours et les demandes : - Téléphone, visites, provenant soit de l'Association soit de l'extérieur Organiser et Planifier : - Respecter les procédures d'organisation (dossiers de subventions, ), planifier les activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas Transmettre au Service Comptabilité : - Toutes les informations afférentes aux salaires, subventions, achats, Faciliter les recherches de l'Équipe Éducative concernant les Stagiaires, les Partenaires ou dans l'aboutissement d'un projet. - Être l'interface entre l'Association et son Environnement, Entre l'Equipe et le Directeur - Création d'outils axés vers les besoins de l'Association Amplitude horaire 8h - 18h Ticket restaurant et mutuelle

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