Agent administratif / Agente administrative

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Employeur

- 59 - ROUBAIX

Intitulé du poste

Nombre de postes

Contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée hebdomadaire

35H Horaires normaux

Salaire brut annuel

Grille Convention Collective des ACI

Niveau d'études

Bac+2 ou équivalents, secrétariat assistanat comptabilité

Expérience requise

5 ans

Compétences sur le poste

Compétences appréciées

Gestion administrative
Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Assurer un accueil téléphonique
Réaliser la gestion administrative du courrier
Constituer des dossiers administratifs
Aisance au téléphone
Bonne maîtrise de l¿orthographe
Connaissance de la comptabilité générale
Recueil et exploitation des données avec rigueur
Utilisation des outils informatiques
Veille informations règlementaires et législatives

Mission du poste

Vous avez une connaissances de base du secteur de l'insertion, de la Propreté Urbaine, des Espaces Verts et du Bâtiment ainsi que des connaissances de base en Gestion Administrative et en Droit Social. Description des activités du poste et des activités réalisées par le salarié : - Gestion administrative - Gestion téléphonique du service et du courrier en lien avec le service « accueil ». - Rédaction de courriers et de mails. - Saisie des suivis indicateurs sociaux relevant de la paie (DARES etc). - Suivi des tableaux de bords du service (Excel). - Elaboration et suivi des dossiers de formations des salariés permanents (OPCO Uniformation) - Classement et archivage des divers documents et gestion des stocks - Collaboration avec les services Finance, Technique, Socioprofessionnel et la Direction - Gestion des achats et fournisseurs : - Préparation des éléments pour paiement des factures fournisseurs (rapprochement BL, devis, factures). - Relance clients et fournisseurs. - Négociation des contrats et des prix d'achats - Référencement du listing fournisseurs et relations commerciales - S'approprier et faire appliquer la procédure interne des achats - Gérer les différents contrats (Téléphonie, Internet, Assurances, Informatique, électricité/gaz, eau etc) - Gestion administrative des dossiers de Subventions et des Marchés Publics - Veille des Marchés Publics - Rédaction des dossiers et préparation des annexes juridico-administrative inhérentes à ces derniers. - Collaboration avec les services concernés (Technique, RSA-Justice, Jardin Chlorophylle, Finance et Direction) - Suivi des divers calendriers Contraintes et difficultés du poste - Suivi des procédures imposées par le service et la législation en vigueur. - Utilisation importante du support informatique et des logiciels : Word, Excel, PowerPoint. - Polyvalence sur les différentes tâches.

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